Algemene voorwaarden iCounseling
Artikel 1 – Algemeen
Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle overeenkomsten tussen iCounseling, gevestigd te Groningen en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 42056441, en de cliënt.
De overeenkomst komt tot stand op het moment dat de cliënt een afspraak maakt voor een intake, counseling, coaching of ander traject van iCounseling.
Door een afspraak te maken of een traject te starten, verklaart de cliënt kennis te hebben genomen van deze algemene voorwaarden en hiermee akkoord te gaan.
Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op zowel losse sessies als trajecten, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.
Artikel 2 – Diensten
iCounseling biedt counseling en coaching gericht op persoonlijke ontwikkeling, inzicht, gedragsverandering en emotionele verwerking.
De aard en inhoud van de begeleiding worden afgestemd op de hulpvraag en behoeften van de cliënt.
Counseling en coaching zijn geen vervanging voor medische, psychiatrische of andere specialistische behandeling wanneer deze noodzakelijk is.
iCounseling geeft geen garantie op een specifiek resultaat. Het resultaat van een traject is mede afhankelijk van de inzet, omstandigheden en keuzes van de cliënt.
Indien tijdens een traject blijkt dat andere of aanvullende professionele hulp noodzakelijk of wenselijk is, kan iCounseling de cliënt adviseren om contact op te nemen met een passende hulpverlener of instantie.
Artikel 3 – Afspraken
Afspraken worden in onderling overleg gemaakt en kunnen telefonisch, per e-mail, via WhatsApp of op een andere door iCounseling aangeboden wijze worden ingepland.
De cliënt is zelf verantwoordelijk voor het tijdig verschijnen op een afspraak.
Indien de cliënt te laat verschijnt, kan de sessie in beginsel niet worden verlengd en wordt het volledige tarief in rekening gebracht.
Wanneer iCounseling door omstandigheden verhinderd is, wordt de cliënt hiervan zo spoedig mogelijk op de hoogte gesteld en wordt, indien mogelijk, een nieuwe afspraak ingepland.
Artikel 4 – Annulering en verplaatsing
Een afspraak kan tot 24 uur voor aanvang kosteloos worden geannuleerd of verplaatst.
Bij annulering of verplaatsing binnen 24 uur voor aanvang van de afspraak wordt het volledige tarief in rekening gebracht.
Bij een no-show, waarbij de cliënt zonder bericht niet op de afspraak verschijnt, wordt eveneens het volledige tarief in rekening gebracht.
Annuleren of verplaatsen kan telefonisch, per e-mail of via WhatsApp.
Indien sprake is van bijzondere omstandigheden, kan iCounseling naar eigen beoordeling afwijken van bovenstaande annuleringsvoorwaarden.
Artikel 5 – Tarieven en betaling
De tarieven van iCounseling worden voorafgaand aan de afspraak of het traject aan de cliënt gecommuniceerd.
Betaling dient direct na afloop van een sessie te worden voldaan, tenzij vooraf schriftelijk of anderszins is overeengekomen.
Betaling kan plaatsvinden via een digitaal betaalverzoek of een andere door iCounseling aangeboden betaalmethode.
Na iedere sessie is een factuur beschikbaar.
Indien betaling niet tijdig plaatsvindt, ontvangt de cliënt een betalingsherinnering.
Indien betaling na een herinnering uitblijft, behoudt iCounseling zich het recht voor om verdere afspraken op te schorten totdat de openstaande bedragen zijn voldaan.
Bij het uitblijven van betaling kan iCounseling, voor zover wettelijk toegestaan, aanspraak maken op wettelijke rente en eventuele buitengerechtelijke incassokosten.
Tarieven kunnen worden gewijzigd. Eventuele prijswijzigingen worden voorafgaand aan een nieuwe afspraak of een nieuw traject aan de cliënt gecommuniceerd.
Artikel 6 – Beëindiging van een traject
De cliënt kan een traject op ieder moment beëindigen.
Ook iCounseling kan een traject beëindigen wanneer daar een gegronde reden voor bestaat, bijvoorbeeld wanneer de hulpvraag niet passend is binnen de dienstverlening van iCounseling, wanneer verdere begeleiding niet verantwoord wordt geacht of wanneer de samenwerking onvoldoende werkbaar blijkt.
Bij beëindiging worden reeds geleverde diensten en eventueel openstaande bedragen in rekening gebracht.
Indien mogelijk bespreekt iCounseling de beëindiging vooraf met de cliënt en wordt, indien nodig, verwezen naar een passende andere vorm van hulpverlening.
Artikel 7 – Vertrouwelijkheid
iCounseling behandelt de informatie die de cliënt tijdens de begeleiding verstrekt vertrouwelijk.
Informatie wordt niet zonder toestemming van de cliënt met derden gedeeld, tenzij:
de cliënt hiervoor uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven;
sprake is van een situatie waarin het noodzakelijk is om ernstig gevaar voor de cliënt of anderen te voorkomen;
een wettelijke verplichting tot het verstrekken van informatie bestaat;
een andere wettelijke grondslag hiervoor bestaat.
iCounseling kan, indien noodzakelijk voor goede begeleiding, relevante informatie bespreken met andere betrokken professionals, voor zover daarvoor een wettelijke grondslag bestaat en de geldende privacyregels worden nageleefd.
Artikel 8 – Privacy en persoonsgegevens
iCounseling verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en overige toepasselijke privacywetgeving.
Persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt voor zover dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de dienstverlening, de administratie, communicatie en het voldoen aan wettelijke verplichtingen.
Meer informatie over de verwerking van persoonsgegevens is opgenomen in de privacyverklaring van iCounseling.
De cliënt kan voor vragen over de verwerking van persoonsgegevens contact opnemen met iCounseling.
Artikel 9 – Dossiervorming en gegevensbewaring
Indien noodzakelijk voor de uitvoering van de dienstverlening kan iCounseling een cliëntdossier bijhouden.
In het dossier worden uitsluitend gegevens opgenomen die noodzakelijk zijn voor de begeleiding en/of voor het voldoen aan wettelijke verplichtingen.
Dossiers en persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk of dan wettelijk is voorgeschreven.
De cliënt heeft, voor zover wettelijk van toepassing, rechten met betrekking tot inzage, correctie en andere rechten ten aanzien van zijn of haar persoonsgegevens.
Artikel 10 – Online begeleiding
Indien online counseling of coaching wordt aangeboden, is de cliënt zelf verantwoordelijk voor een geschikte en voldoende private omgeving om de sessie te kunnen volgen.
iCounseling is niet verantwoordelijk voor problemen met de internetverbinding, apparatuur of software van de cliënt die het verloop van een online sessie beïnvloeden.
Wanneer een online sessie door technische problemen niet of slechts gedeeltelijk kan plaatsvinden, wordt in overleg bekeken of de afspraak kan worden voortgezet of opnieuw ingepland.
Artikel 11 – Verantwoordelijkheid van de cliënt
De cliënt blijft zelf verantwoordelijk voor zijn of haar keuzes, gedrag en beslissingen.
De cliënt verstrekt, voor zover relevant voor de begeleiding, juiste en volledige informatie.
Adviezen en inzichten die tijdens de begeleiding worden besproken, worden door de cliënt naar eigen verantwoordelijkheid toegepast.
iCounseling kan niet verantwoordelijk worden gehouden voor beslissingen of handelingen die de cliënt op basis van de begeleiding neemt.
Artikel 12 – Aansprakelijkheid
iCounseling voert de dienstverlening naar beste inzicht, vermogen en professionele standaard uit.
iCounseling is niet aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit of verband houdt met de dienstverlening, tenzij sprake is van opzet, bewuste roekeloosheid of aansprakelijkheid die op grond van de wet niet kan worden uitgesloten.
De aansprakelijkheid van iCounseling is in ieder geval beperkt voor zover dit op grond van de wet is toegestaan.
De cliënt blijft te allen tijde zelf verantwoordelijk voor zijn of haar keuzes, gedrag en beslissingen.
Artikel 13 – Klachten
iCounseling vindt het belangrijk dat eventuele ontevredenheid zo snel mogelijk wordt besproken.
De cliënt wordt daarom verzocht een klacht of ontevredenheid eerst rechtstreeks met iCounseling te bespreken.
Indien een klacht niet naar tevredenheid kan worden opgelost, kan de cliënt gebruikmaken van de geldende klachtenprocedure en, indien van toepassing, de daarvoor aangewezen klachtenfunctionaris of externe klachteninstantie.
Indien iCounseling is aangesloten bij een beroepsvereniging, register of klachtenregeling, is de daarop van toepassing zijnde klachtenprocedure eveneens van toepassing.
Artikel 14 – Overmacht
Indien iCounseling door overmacht niet in staat is een afspraak of verplichting na te komen, kan de afspraak worden verplaatst of geannuleerd.
Onder overmacht wordt onder andere verstaan: ziekte, ongeval, technische storingen, calamiteiten en andere omstandigheden die redelijkerwijs niet voorzien of voorkomen konden worden.
In geval van overmacht worden geen kosten voor de betreffende afspraak aan de cliënt in rekening gebracht.
Artikel 15 – Wijziging van de algemene voorwaarden
iCounseling behoudt zich het recht voor deze algemene voorwaarden te wijzigen wanneer dit noodzakelijk of wenselijk is.
Wijzigingen worden tijdig aan de cliënt bekendgemaakt.
De meest recente versie van de algemene voorwaarden is van toepassing op nieuwe afspraken en overeenkomsten.
Artikel 16 – Toepasselijk recht en geschillen
Op alle overeenkomsten tussen iCounseling en de cliënt is Nederlands recht van toepassing.
Partijen proberen eventuele geschillen eerst in onderling overleg op te lossen.
Indien een geschil niet in onderling overleg kan worden opgelost, wordt dit voorgelegd aan de bevoegde rechter, overeenkomstig de wettelijke regels.
Artikel 17 – Slotbepaling
Indien een bepaling uit deze algemene voorwaarden geheel of gedeeltelijk ongeldig of niet-afdwingbaar blijkt te zijn, blijven de overige bepalingen onverminderd van kracht.
Partijen zullen in dat geval in overleg treden om de betreffende bepaling te vervangen door een rechtsgeldige bepaling die zoveel mogelijk aansluit bij de oorspronkelijke bedoeling.